Съдържание:
- Преди 6 месеца
- Преди 5 месеца
- Преди 4 месеца
- 3 месеца преди това
- Преди 2 месеца
- 1 месец преди
- 2 седмици преди
- 2 дни преди
- Деня преди
- Post Reunion
Семейното събиране е чудесен начин да съберете семейството си заедно, дори когато то расте и се променя. Това е възможност да отпразнувате историята на вашето семейство, последните постижения и новите попълнения. Независимо дали става въпрос за пикник в парка, барбекю на плажа, събиране в държавния парк или събиране в нечий дом, правилно планираното събиране ще привлече дори най-страстните членове на семейството за следобед на забавление на слънце.
Ако планирате събиране на семейството за около 100 души, ще искате да започнете планирането си около шест месеца предварително, за да можете да натрупате интерес и да наберете някои депутати, които да ви помогнат да го изтеглите. Ето контролен списък, който да помогне на вас и вашето семейство да започнете работа!
Преди 6 месеца
Преди всяко планиране да започне сериозно, трябва да определите кой иска да присъства на събиране. Изпратете семейна анкета по имейл, за да прецените интереса, да получите представа колко хора ще присъстват и да разберете кои дати и места ще работят най-добре. Трябва също така да попитате за бюджета, за да знаете колко пари са готови да изразходват хората за събитието. Опитайте се да дадете диапазони за цена на човек, така че да е лесно хората да разберат. Използвайте онлайн инструмент като Survey Hero, за да проектирате безплатно проста анкета и да споделите връзката с членовете на семейството. Настройването на онлайн анкетата ще ви помогне да организирате отговорите при влизането им.
Сега е и моментът да решите дали събирането ще се случи в дома на член на семейството или на друго място. Събиранията, провеждани по домовете, често са домакини на семейния матриарх или патриарх, особено когато домът на баба е изиграл силна роля в семейната история. Бурни коледни партита, случайни барбекю по време на труда и дори партита за дипломиране могат да бъдат прекрасни поводи да се съберат далечни роднини и отдавна изгубени членове на семейството под един покрив. Ако пространството ви е малко ограничено, може да помислите да направите семейно събиране "отворена къща", където хората могат да идват и да отиват през целия ден. Независимо дали сте домакин на обединението, или баба е, уверете се, че имате помощ. Запишете някои надеждни лели за готвене и някои ентусиазирани братовчеди, които да организират дейности. Или, ако бюджетът ви позволява, наемете заведение, което да допълни домашните ви ястия и да поддържа течността на напитката.
Присъединяването на семейството на място, различно от дома на член на семейството, означава, че никое семейство не е отговорно за всички договорености. Задачите могат да бъдат разпределени в разширени семейни групи, облекчавайки част от тежестта на планирането. Освен това може да ви позволи да настаните повече хора, отколкото може да бъде домът на всеки един човек. И за пътуващите членове на семейството, местоположение с други дейности за отдих може да им позволи да превърнат събранието в пълноценна семейна ваканция, като извличат максимума от изразходваните долари.
Преди 5 месеца
Помолете за помощ и вземете заедно вашата комисия за планиране на събиране. Ще трябва да намерите надеждни и ентусиазирани роднини, които биха могли да поемат отговорността за:
- Намиране на място за събитието. Ако нямате събрание в дома на член на семейството, ще трябва да започнете да търсите местоположение. Вашият помощник ще трябва да изследва места, които се грижат за различни интереси, възрастови нива, физически способности и финансови ресурси. Семейните паркове на океана или езерата са идеални; има неща, които трябва да се правят както на вода, така и на сушата - дейности, за да задържате децата заети и да търсите възможности на плажа за възрастни. Много зони за ваканция и държавни паркове имат "мениджър на дестинации", който може да ви помогне с подробностите за вашето събиране. Вижте нашите препоръки за 10 страхотни места за семейно събиране, за да предизвикате някои идеи.
- Измисляне на храна за събитието. Ако планирате потлук, някой ще трябва да определи менюто, да назначи ястия и други хранителни продукти на всяко семейство. Може да се наложи да организират допълнителни съоръжения за готвене и / или грил на място. Или, ако не планирате сами да се справите с цялата храна, вашият помощник ще трябва да намери заведения за хранене.
- Украси, покани и табели. Поставянето на един човек, отговарящ за печатни материали, ще помогне да се осигури последователна тема за събитието.
- Занимания и забавления. Атлетичен роднина може да се грижи за волейболната мрежа, да планира игри за деца и да се увери, че музиката е покрита. Крокет, бадминтон и волейбол са страхотни групови занимания за навън. Или помолете братовчед си да създаде детска стая за игри и да планирате да се запасите с настолни игри и други дейности, за да поддържате децата заети.
- Семейна история. Събирането на родословно дърво е чудесен начин да включите вашето наследство в събитието. Може също да помислите за създаването на малък семеен вестник, който да подчертае последните семейни събития, специални факти и история.
- Фотография и / или видео. Ще искате да запишете това събитие за потомство. Помислете за създаването на онлайн фотогалерия, в която всеки може да сподели снимките си след събитието или да си създадете акаунт с онлайн услуга за фотокниги, където можете да създадете запазени снимки за присъстващите.
- Почисти. Поискайте няколко души за тази мащабна задача!
Помислете да управлявате доброволците си с инструмент като Signup Genius, който ви позволява да издирвате доброволци и да изпращате групови съобщения и напомняния за задачи, без да претрупвате входящата си поща.
Трябва също да проведете разговори с вашия екип за планиране относно бюджета. Въз основа на обратната връзка, получена от първоначалното ви проучване, определете работния си бюджет, за да можете да поддържате разходите под контрол.
Преди 4 месеца
Надяваме се, че вашата комисия се справи с домашните! Четири месеца преди събирането на семейството ви, планирайте да изпълните следните задачи:
- Финализирайте датата и местоположението. Разберете какви удобства ще бъдат налични: питейна вода, басейн, съоръжения за грил, съблекални, закрито пространство (в случай на дъжд), маси за пикник и т.н.
- Обсъдете теми и възможен график.
3 месеца преди това
С основните подробности за вашето събитие на място е време да извлечете думата официално и да започнете да се заключвате в детайлите за деня.
- Изпратете покани. Можете да използвате онлайн услуга като Evite, за да получите покани или да ги изпратите по имейл или традиционна поща. Във всеки случай трябва да включите следното:
- Създайте списък на всички ястия, които ще ядете, или на храната, от която се нуждаете.
- Присвойте по един хранителен продукт на всеки роднина. Не забравяйте да се възползвате от техните готварски специалитети, като картофена салата на леля Мей или пай от боровинки на кузен Лин.
- Случайният бюфет вероятно е най-добрият подход за събиране в дома, просто защото позволява на хората да се хранят на смени. Това също е идеално, ако местата за сядане са ограничени.
- Ако планирате да наемете заведение, сега е моментът да ги осигурите. Някои заведения за обществено хранене просто ще управляват кухнята, ще гарантират, че шведският стол се попълва и ще поддържа течността на напитката, за да можете да се насладите на партито.
- Свържете се с ресторанти, за да видите дали ще настанят големи групи и направете резервации след това, ако е необходимо.
Преди 2 месеца
Нещата започват да се събират и забавлението е близо! Останете на върха на тези организационни задачи и ще бъдете в добра форма.
- Проследявайте подробности за присъстващите. Започнете списък с тези, които са потвърдили посещението си, къде ще отседнат и кога ще пристигнат. Ако сте използвали онлайн система като Evite, за да изпратите вашите покани, тя ще проследи RSVP. Но запазете документ на Google Sheet или Excel с цялата друга информация, докато отговорите се събират.
- Резервирайте оборудване под наем като подиум, микрофон, маси или столове.
- Потвърдете резервациите в ресторанта и предоставете най-новата си оценка на гостите.
- Правете окончателни покупки.
1 месец преди
С изминалите 30 дни преди обединението, първите задачи от вашия месечен списък със задачи просто потвърждават подробностите за плановете, които вече имате.
- Потвърдете се с роднини, които носят храна или други провизии.
- Потвърдете местата за срещи.
- Потвърдете дейностите.
- Потвърдете местата за спане.
2 седмици преди
Сега е моментът да се регистрирате с доброволци, на които са назначени конкретни задачи за потвърждаване на времената и крайния брой на гостите.
- Храна
- Потвърдете подробности с вашия фотограф / видеограф
- Потвърдете подробности с всички други доставчици на услуги, като ръководители на дейности или екскурзоводи
- Купете в последната минута декорации и консумативи.
- Създавайте табели и банери.
- Потвърдете доброволците
- Уверете се, че дарявате остатъчна храна на местно убежище или килерче
2 дни преди
- Прегледайте подробностите за събиране с комисиите.
- Вземете всяко оборудване под наем, като столове, маси и т.н.
- Подгответе окончателни плащания и съвети за всички професионалисти и помогнете, които сте наели, като заведения за обществено хранене и изчакване. Поставете ги заедно в отделни пликове, за да можете бързо да ги раздавате според нуждите през цялото събитие. Имайте предвид, че можете да изпращате допълнителни съвети по-късно, ако представянето им беше изключително. В противен случай 10 до 15 процента съвет е обичайно, ако не е включен в тяхната такса.
Деня преди
- Оформете и украсете.
- Наспи се!
Post Reunion
След събитието ще имате още няколко подробности, за които да се погрижите. В рамките на 2 седмици след събитието, трябва да:
- Пишете благодарствени бележки на специални участници, роднини, дарили време и пари, и на всички други хора, които помогнаха на събитието ви да се превърне в успех.
- Качете снимки в онлайн услуга за снимки. Ако сами сте правили снимки, качете изображенията си в сайт като Shutterfly или Snapfish. След няколко седмици можете да споделите връзката с присъстващите и също така да ги помолите да добавят своите снимки към албума, който сте създали, така че другите членове на семейството да могат да закупят копия на вашите снимки. Поставянето на всички снимки на едно място също би ви позволило да създадете фото книга, която другите могат да поръчат, както и спомен от събитието.
В рамките на 4 седмици след събитието се погрижете за следното:
- Свържете се с видеограф и фотограф, за да разберете кога материалите ще бъдат готови за разпространение.
- Изпратете имейл или масово изпращане на всички присъстващи, обобщавайки празненствата, благодарете им за присъствието и им кажете къде могат да закупят снимки, видеоклипове или всякакви други последващи елементи от вашето събитие.
